Agora tente repetir o nome, três vezes, bem rápido!

Dicas para um bom sysadmin - Parte 3

Bom, você já conhece seus usuários, e já sabe que você deve ensinar, e não fazer os trabalhos pra eles. Então, que tal começar a fazer alguma coisa pelos usuários?

3 - KISS

Muitos já devem conhecer o método KISS, o acrônimo de Keep it Simple, Stupid (Ou ‘Deixe isso simples, estúpido). Tenha em mente que, nesse caso, o estúpido é você, e não seus usuários.

Muitos dos leitores das antigas devem se lembrar um antigo estagiário quis que os meus usuários soubessem usar comandos SQL, entre outras coisas. Acredite, é uma péssima idéia. Usuários já tem problemas demais com suas próprias funções para aprender técnicas avançadas de informática.

E, o que é pior. Muitas vezes, por não conhecer os recursos disponíveis, ou por não terem muita prática com raciocínio lógico, alguns usuários criam processos tão burocráticos, arrastados e cheios de passos que acabam perdendo mais tempo usando o computador do que perderiam se fizessem tudo à mão.

E é aí que você entra. Primeiro, verifique aquilo que os usuários fazem. Avalie possibilidades de simplificar tudo. Por exemplo: a funcionária do RH mantinha uma planilha de controle de horas extras, atrasos e banco de horas. Um dia, quando fui conversar com ela sobre minhas horas, percebi que, para chegar ao total final, ela abria a calculadora do Windows e fazia todas as contas manualmente. Perguntei porque ela não usava fórmulas, e a resposta foi que ela não conseguiu fazer as fórmulas trabalharem com horas. OK.

Resolvi dar uma olhada na planilha, e encontrei um ótimo exemplo de improdutividade: campos repetidos, informações que poderiam ser geradas por fórmulas sendo alimentadas manualmente, e por aí vai. Peguei dois funcionários, mexi em todos, deixei documentado na planilha o que fiz, e fui mostrar pra ela como o trabalho deveria ser terminado. A príncipio, houve uma certa resistência, mas no final ela viu que valia a pena todo o trabalho de refazer a planilha. Ganhou pelo menos uma hora a mais por mês.

Outra: Mais ou menos em 2004, nas minhas férias, uma funcionária do comercial resolveu criar um ‘Controle de uso dos serviços de correio’ (sedex, vaspex, e por aí vai) que consistia dos seguintes passos:

1. Cada funcionário recebeu um documento por email, exatamente igual a um documento em papel que já existia antes;
2. Quando fosse necessário enviar alguma documentação ou outra coisa que precisasse do serviço de entrega, o usuário deveria abrir o documento do email, salvar com um nome que identificasse a entrega, preencher todos os dados, e enviar um email para a secretária, com esse arquivo;
3. A secretária abriria o arquivo, imprimiria o documento, verificaria se estava tudo OK, e armazenaria numa pasta.

Percebem? E, como a estagiária que deu uma mão pro pessoal durante minha ausência não tinha (e nem tinha como ter…) pulso firme, a coisa ficou assim por quase vinte dias…. No meu retorno, ao ver como todo esse processo era, bem, idiota, resolvi que era a hora de montar um formulário, disponível na intranet, que teria os mesmos campos a serem preenchidos (mas com alguns campos com algumas opções pré-estabelecidas, para facilitar o preenchimento), e já enviaria o email para a secretária. E ela só imprimiria se quisesse. Joguei a parte da programação para a estagiária (como forma de aprendizado PHP), e em pouco tempo o sisteminha estava no ar. Lógico, houve uma boa resistência no começo (‘Como assim, meu processo é complicado?????’), mas com paciência e um bom lobby todos começaram a usar o sistema da intranet. E ganharam tempo com isso.

Percebem? Os usuários ganham tempo E simplicidade, e você mostra que isso é possível com o trabalho da informática, e que eles podem usar esses recursos para serem mais produtivos.

E há outra vantagem em manter tudo o mais simples possível: com menos passos a serem cumpridos, a quantidade de dúvidas dos usuários e de problemas que podem aparecer diminui exponencialmente.

Ah! E veja se, antes de usar o método KISS com os seus usuários, você use no seu próprio setor, viu? Mas isso é assunto pra próxima dica.

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