Como definir prioridades (até mesmo na área de TI)

Uma dúvida muito comum, ainda mais nos dias de hoje, em que estamos sempre atolados de coisa pra fazer, é sobre como podemos definir prioridades, ou como podemos encontrar nossos ‘ladrões de tempo’ e diminuir o tempo gasto com eles. Francamente, é complicado criar um fórmula mágica que traga a resposta numa bandeja, mas uma das melhores soluções que já encontrei para a área de TI é o uso da Curva de Pareto (que recebe uma centena de nomes diferentes: Curva ABC, Cauda Longa, Ótimo de Pareto, etc.).

Na prática, o Principio de Pareto afirma que existe uma relação de 80-20 em várias situações diferentes. Ou seja: apenas 20% das causas são responsáveis por 80% das consequências.

Se realizarmos uma pesquisa dos produtos mais vendidos dentro um supermercado, veremos que 20% de todos os produtos ofertados correspondem a 80% do faturamento. Os outros produtos são… bem… o ‘feijão-com-arroz’ (hã? hã?) do supermercado.

A mesma coisa com… sei lá, blogs. Se você gerar uma lista de palavras-chave que levam ao seu blog nos mecanismos de busca, verá que 20% dessas palavras (produtos) correspondem a 80% das suas visitas (faturamento). E por aí vai.

Percebendo que essa regra não se aplica somente a questões comerciais, aos poucos a curva de Pareto foi sendo aplicada em outros modelos de análise estatística, como desvios de qualidade em processos industriais, por exemplo. Identificando-se as causas no processo que são responsáveis pelos maiores desvios de qualidade, é possível atuar  diretamente na causa que apresentar a maior incidência. Resolvida a pendência, gera-se um novo gráfico, resolve-se a (nova) maior incidência, e assim por diante, até diminuir ao máximo possível a quantidade de desvios.

Estão enxergando onde eu quero chegar? Se você utiliza o gráfico de Pareto para definir quais são os problemas que mais tomam tempo (ou que possuem maior incidência) na área de TI, pode em pouco tempo gerar um plano de soluções eficaz para diminuir os 20% mais problemáticos, e assim ganhar tempo para resolver os outros problemas.

Vejam um exemplo que montei, baseado num gráfico original que criei há alguns anos, baseado na observação de um mês de chamadas:

Esse gráfico não é real, mas ilustra bem o que quero demonstrar: ao começar a marcar as pendências, defini 5 categorias: Suporte (dúvidas comuns, problemas simples, etc.), Sistema (dúvidas com relação ao sistema, ou correções a serem feitas), Manutenção (troca de peças, consertos, etc.), Projetos (Novos ou que eu estava tocando) e Outros (qualquer frescura que me pedissem e eu não conseguisse encaixar em outra categoria).]

Com isso, já descobri uma coisa legal: na minha cabeça, eu sempre imaginei que tivesse muito mais chamadas de Manutenção do que de Sistema, mas não era assim. E, como eu já suspeitava, as maiores chamadas eram referentes à suporte.

A partir daí, resolvi que seria bom expandir um pouco mais as categorias. Afinal, ’suporte’ era muito vago para que eu pudesse tomar qualquer decisão, ou até mesmo discutir um novo orçamento para a área. E, ao mesmo tempo, criei um novo gráfico que mostrava os problemas não pela quantidade, mas pelo tempo gasto na solução de cada um.

Aos poucos, fui conseguindo enxergar facilmente onde estavam os meus ‘ladrões de tempo’ e comecei a criar soluções que diminuissem meu tempo ‘perdido’. Se o OpenOffice gera muitas chamadas, é necessário um treinamento para suprir pelo menos as dúvidas mais comuns. Se a manutenção dos computadores demanda muito tempo, posso definir um tempo limite máximo de 10 min. para solução, e acima disso enviar a peça para uma loja que temos contrato. E por aí vai.

Com o tempo ganho resolvendo esses ‘pepinos’, aos poucos o tempo foi aparecendo para que eu pudesse me dedicar as itens com menor incidência na lista, e resolvê-los de vez.

Legal, né? Mas o que isso tem a ver com definir prioridades fora da área de TI?

Tem a ver que, se você sabe onde estão seus 20%, consegue facilmente definir o que é prioridade e o que não é. Você não deve (ou deveria) gastar boa parte do seu tempo executando uma tarefa que corresponde a uma parcela pequena do seu objetivo final. O gráfico de Pareto aceita vários cenários diferentes, e na maioria das vezes você vai perceber que a razão 20/80 se mantém (ou fica bem próxima). De resto, é ’só’ partir para um plano de ação: deixar tarefas que demandam mais tempo para depois, priorizar trabalho sobre lazer até que esteja tudo mais ou menos equilibrado, e por aí vai.

Não é dificil. E é bem menos complicado do que viver de equilibrista.

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